こんにちは。webデザイナーの竹崎明日香です。
「webデザイナー」と名乗っていますが、私の場合肩書なんてあってないようなもので、実際には「webデザイナー」「webエンジニア」「総務」「経理」とたくさんの仕事を行っております。

今はこっち、次はあっち、またこっちに戻って今度はそっち、と複数の仕事や長期プロジェクトを行ったり来たりするのは、非常にストレスがかかります。
仕事量がストレスなのではなく、多岐・長期にわたる大事なことが零れ落ちないように、脳みその一定の領域を常に稼働させておくことがもう辛い。

特に「今じゃない近い将来」「もうちょっと先の未来」に考えたり対応したりしなきゃいけない事項って、忘れないように、けっこう脳に負担をかけるんですよね。

なんか常に頭が忙しい。
やらかしてないか、しょっちゅう気にかかる。
あ、あれメモしとかなきゃ・・・なんだったっけ？
よくわからないが、追いつめられている感だけはある。

私の頭はだいたいそんな感じでした。

昨日の晩ごはんも思い出せない私が、全部を脳みそに留めておけるはずがありません。
忘れちゃいけない事項を書いたメモの在りかを忘れる、そのメモの存在自体忘れるなんてことも、私のことです、きっとあったんでしょう。
なんせ自分が信用できない！

その状態を脱却するため、私は2018年から「GTD」という考え方をベースにタスク管理をしています。
今回は、実際に4年半近くやってみてどう変わったかを、GTDの紹介も交えてお伝えしてみようと思います。

 

GTDとは？

Getting Things Done(物事をやり遂げる)。
生産性向上コンサルタントのデビッド・アレン氏が開発した、時間管理、タスク管理の手法。

ライフハックとしてもとても有名なので、ご存知の方も多いと思いますが、ざっくり説明すると、

頭の中から「やること」「気になること」「覚えとかなきゃいけないこと」「予定」などすべてを出してしまい、頭を空っぽにしてしまう。
覚えておくのは外部記憶装置に100%任せて、時がきたら外部記憶装置が教えてくれる。
だから、頭をクリアにして「今、ここ」だけに集中できる、ストレスフリーのタスク整理術。

というようなものです。
これが、ちゃんと100%信頼のおけるシステムとして機能するために、GTDでは５つのステップを踏んでタスクを管理していきます。

 

１．把握する

最初のステップでは、すべてのタスクを可視化します。
直近の締め切り、打合せの予定、月末に支払う予定の請求書、いつか着手したいと思っている学習の資料。
ポイントは、「すべてのタスクを、目に見えるかたち(手書きのメモでもなんでもいい)で、一か所に集める」こと。
それこそ、子どもの習い事の予定や家族の記念日、買い物リストから、引き戸のガタつきが気になっているなどの、タスクとも呼べないような小さなものに至るまで、仕事もプライベートも区別せず「全部」です。
それを、袋でも机でもアプリでもなんでもいいので、一時保管場所(インボックス)に集めます。
この時点で頭は空っぽ！めちゃくちゃすっきりします。

 

２．見極める

次に、ぐちゃぐちゃに集められたタスクを見極め、振り分けるという処理をします。
見極めには、アイゼンハワーマトリクスを使い、第1～第4領域のどこにそのタスクが当てはまるかを考え、振り分けます。

もうちょっと具体的にするとこんな感じ。

実際に起こす行動はというと

ここでのポイントは、

• この中の「2分で終わるタスク」はすぐにやってしまい、振り分けのタスクリストから削除すること。2分で終わるものは残さない！
• 第2領域に振り分けたものにはスケジュールを決めること。一番後回しになりがちで、かつ重要度は高いので、先に予定を立てちゃいます。
• 第4領域に振り分けたものは思い切って削除！第1と第2に時間を確保したいですね。

 

３．整理する

ステップ３では、振り分けたタスクを、今度はもっと具体的にして、行動するだけの状態に整理します。

1. 細分化する
   タスクを細かく分解して、具体的な行動ができるようにする。
   プロジェクトごと、仕事とプライベートなどのカテゴリに分ける。
   人に任せるもの、自分でやるものに分ける。
   買い物、連絡待ち、特定の人と一緒のとき・特定の場所にいる時にやるタスク、など、分かりやすいタグやラベルを付ける。

2. 優先順位をつける

3. ツールに落とし込む
   プロジェクトごと、カテゴリーごとなど、分かりやすいようにツールに落とし込み、期日があるものには予定日やリマインダーをセットします。
   ツールは、いつでもどこでも確認できるように常に持ち歩けるもの、そして一つに絞るのがおすすめです。カレンダーやTodoリストなど、複数になっちゃうと管理が大変です。

 

４．更新する

100%信頼できるシステムとして機能するために、ここが一番重要なステップになります。
タスクは常に変動します。完了するタスクもあれば、新しく発生するタスク、周期で繰り返すタスクもある。優先順位や重要度が状況によって変わることもあります。
入ってきたタスクはすかさずインボックスに放り込む、定期的に１～３のステップに従って、整理された状態に必ずする、というサイクルをうまく回せれば、ストレスフリーな状態を保てるわけです。
これがうまく回るために、私がめちゃくちゃ重要だと感じているのが、「日次レビュー」と「週次レビュー」です。

• 日次レビュー(毎日)
  今日のタスクと近日予定のタスク、入れ忘れたタスクはないか、近くのタスクを毎日確認して整理。

• 週次レビュー(毎週)
  すべてのタスクを俯瞰で確認。優先順位や重要度に変動がないか、そろそろ期日を振ったほうがいいものはないかなどを広い視野で確認して整理。

「毎日？毎週？？めんどくさぁっ！！」と思うかもしれませんが、このちょっとの面倒と引き換えに、抜け漏れなく、ストレスなく、日々を過ごせるので、めんどうくさがりの私でも4年以上続いています。

 

５．選択する

あとはタスクを選択して実行するだけ！
整理されて、細分化されて、行動するだけになったタスクのみに、迷いなく集中いたしましょう。

 

4年間実践してみてどう変わった？

2017年の年末に、私は「タスク管理の達人になる」と決めました。
4年間続けてみて、どう変わったか、振り返ってみたいと思います。

「抜け漏れが怖い」が減った

人間なんで、さすがにゼロにはなりませんが、確実に減りました。
webサイト制作では、プロジェクトが長期にわたることもあるので、どこまで対応しているか、チームで共有しないといけないもの／クライアントに確認が必要なものなどが置き去りになっていないか、などの把握にかなりの神経を使います。
タスクを整理・細分化し、ツールのタグやコメントを利用することで、ずいぶんモヤモヤっとした恐怖から解放されています。

時間のロスが減った

以前は、自分の残念な脳みそを疑いつつも、漏れがないように張りつめて仕事をしていたので、「やったと思うけど本当に？」「もう1回確認しとこう」などの、何度も後ろを振り返って確認する、という時間をかなり使ってしまっていました。
今では自分を信用できるのかっつーと笑ってごまかすしかないですが、システムが機能していることに対しては高い信頼を置いているので、時間のロスがかなり減っています。

第2領域に時間を確保できている

• 新規事業の立案や戦略の構想
• 社内の環境整備
• 心身のメンテナンス
• プロジェクトフローの見直しやバージョンアップ
• 計画・準備・学習

などの、「緊急ではないが重要度が高い」第2領域は、どうしても日々のタスクに追われて後回しになりがちですが、タスク管理のおかげで、着実に前に進めることができています。

 

さいごに

私は、厳密にGTDの手法に従ってというよりは、自分の仕事やライフスタイルにあった方法にアレンジしてルールをつくりました。
なにもその通りやらなくても、要は現場や自分にフィットしていて、機能し続けてくれるシステムであればいいわけですね。

web制作の現場やマルチタスクで仕事をされている方には超超おすすめなのはもちろん、実は、仕事に家事にとあわただしい主婦の方とも相性がいいじゃないかと、私的には実感しています。
たくさんのやらなきゃいけないことや覚えておかなきゃいけないことで頭がパンパンの方には、GTDはとってもおすすめです！

 

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

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著者	デビッド・アレン (著), 田口 元 (監修, 監修)
ページ	294ページ
出版社	二見書房
発売日	2008/12/24
形式	単行本(ソフトカバー)